Umorzenie udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością jest jednym ze sposobów dokonywania wypłat z majątku spółki. Należy jednak pamiętać, że umorzenie udziałów jest możliwe jedynie po wpisaniu spółki do Krajowego Rejestru Sądowego i tylko w przypadku, gdy umowa spółki dopuszcza umorzenie udziałów.
Zgodnie z art. 199 Kodeksu spółek handlowych udziały mogą zostać umorzone za zgodą wspólnika w drodze nabycia udziału przez spółkę, czyli jako umorzenie dobrowolne albo bez zgody wspólnika – wówczas mamy do czynienia z umorzeniem przymusowym.
Ponadto ze względu na sposób sfinansowania wynagrodzenia przypadającego wspólnikom z tytułu umorzenia udziałów wyróżnia się umorzenie z czystego zysku oraz umorzenie poprzez obniżenie kapitału zakładowego.
I wreszcie z uwagi na możliwość wprowadzenia do umowy postanowienia o umorzeniu udziału z chwilą zajścia określonych zdarzeń umorzenie można podzielić na umorzenie automatyczne, bez powzięcia uchwały zgromadzenia wspólników oraz umorzenie na podstawie uchwały zgromadzenia wspólników.
W przypadku dobrowolnego umorzenia udziałów wystarczające jest, aby umowa spółki przewidywała taką możliwość, natomiast w przypadku umorzenia przymusowego umowa spółki musi szczegółowo określać przesłanki i tryb umorzenia udziałów.
Do umorzenia konieczne jest podjęcie przez zgromadzenia wspólników uchwały, która powinna określać w szczególności podstawę prawną umorzenia oraz źródło finansowania i wysokość wynagrodzenia przysługującego wspólnikowi za umorzone udziały.
Co do zasady umorzenie następuje za wynagrodzeniem, jednakże KSH przewiduje także umorzenie bez wypłaty wynagrodzenia. W takim wypadku konieczna jest zgoda wspólnika, która musi być wyraźnie wyrażona w uchwale zgromadzenia wspólników w sprawie umorzenia.
Przy umorzeniu dobrowolnym ustawa nie określa wymogów co do wysokości takiego wynagrodzenia, a więc może być ono ustalane przez wspólników dowolnie, byleby spółka miała wystarczające środki, aby je wypłacić. Celowe byłoby również pozostawienie w spółce takiej ilości środków, aby mogła ona kontynuować swoją działalność i na bieżąco regulować swoje zobowiązania.
W przypadku umorzenia przymusowego, które dokonywane jest bez zgody wspólnika, a niekiedy nawet wbrew jego woli, ustawa przyznaje wspólnikowi pewną ochronę, tak, aby jego interesy zostały zabezpieczone choć w minimalnym stopniu. Stosownie bowiem do art. 199 § 2 KSH, wynagrodzenie wspólnika przy umorzeniu przymusowym nie może być niższe od wartości przypadających na każdy udział aktywów netto, wykazanych w sprawozdaniu finansowym za ostatni rok obrotowy, pomniejszonych o kwotę przeznaczoną do podziału między wspólników. Ponadto w przypadku umorzenia przymusowego uchwała musi zawierać również uzasadnienie.
Jeśli chodzi o źródła finansowania wynagrodzenia z tytułu umorzenia udziałów, należy tu oddzielić umorzenie z czystego zysku od umorzenia z obniżeniem kapitału zakładowego.
W pierwszym wypadku umorzenia można dokonać jedynie z wykazanego w sprawozdaniu finansowym zysku spółki, a zatem ze środków własnych spółki, stanowiących "czystą" nadwyżkę nad kapitałem zakładowym spółki. Nie jest więc możliwe umorzenie udziału lub udziałów ze środków uzyskanych, np. z pożyczki lub kredytu bankowego itp.
Jeżeli natomiast umorzenie następuje wraz z obniżeniem kapitału zakładowego, to wskutek umorzenia udziałów wspólnikowi zwraca się przede wszystkim kwotę wpłaty na jego udziały (wartość wkładu do spółki w celu pokrycia objętych udziałów bądź cenę za jaką nabył udziały). Pozostała część wynagrodzenia, jeżeli przewyższa ono wartość nominalną umarzanych udziałów, może zostać sfinansowana z czystego zysku spółki.
W przypadku umorzenia z czystego zysku uchwała umorzeniowa nie wymaga formy szczególnej. Umorzenie takie polega na zmniejszeniu liczby udziałów, przy zachowaniu niezmienionej wartości kapitału zakładowego. Inaczej jest natomiast w przypadku umorzenia z obniżeniem kapitału zakładowego spółki. Obniżenie kapitału zakładowego wymaga bowiem zmiany umowy spółki, a więc konieczne będzie zaprotokołowanie uchwały o umorzeniu udziałów oraz uchwały o obniżeniu kapitału zakładowego i zmianie umowy spółki przez notariusza.
Przy umorzeniu dobrowolnym, zarówno z czystego zysku, jak i tym wymagającym obniżenia kapitału zakładowego, konieczne jest zawarcie przez spółkę ze wspólnikiem, którego udziały podlegają umorzeniu, umowy nabycia tychże udziałów przez spółkę w celu ich umorzenia. Co istotne taka umowa wymaga formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi, w przeciwnym razie będzie nieważna.
Bardzo istotną kwestią, o której należy pamiętać przy obniżeniu kapitału zakładowego jest konieczność przeprowadzenia tzw. postepowania konwokacyjnego. Postępowanie to ma na celu ochronę wierzycieli spółki. Polega ono na tym, że spółka ma obowiązek ogłosić o obniżeniu kapitału zakładowego i wezwać wierzycieli spółki do wniesienia sprzeciwu, jeżeli nie zgadzają się na obniżenie, w terminie trzech miesięcy od dnia publikacji ogłoszenia. Treść ogłoszenia powinna zatem obejmować informację o uchwaleniu obniżenia kapitału zakładowego wraz z wysokością tego obniżenia oraz wezwanie wierzycieli spółki do wniesienia sprzeciwu w wyżej wskazanym terminie. Ogłoszenie publikuje się zazwyczaj w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Wierzyciele, którzy w tym terminie zgłosili sprzeciw, powinni być przez spółkę zaspokojeni lub zabezpieczeni. Jeżeli natomiast spółka posiada wierzycieli, jednak żaden z nich nie zgłosił sprzeciwu w przewidzianym terminie, to wierzycieli takich uważa się za zgadzających się na obniżenie kapitału zakładowego.
Kwestia prawidłowego przeprowadzenia postępowania konwokacyjnego jest bardzo istotna z punktu widzenia rejestracji obniżonego kapitału zakładowego w KRS. Do wniosku o rejestrację należy bowiem dołączyć dowody należytego wezwania wierzycieli oraz oświadczenie wszystkich członków zarządu stwierdzające, że wierzyciele, którzy zgłosili sprzeciw w terminie wskazanym w ogłoszeniu, zostali zaspokojeni lub zabezpieczeni. W praktyce oznacza to, że przed upływem terminu do zgłoszenia ewentualnego sprzeciwu, nie ma możliwości złożenia w KRS wniosku o rejestrację obniżenia kapitału zakładowego.
Bardzo istotną kwestią, która niestety budzi poważne wątpliwości i spory w nauce jest określenie, z jakim momentem następuje umorzenie udziału w przypadku umorzenia dobrowolnego dokonywanego z czystego zysku.
Jeżeli udziały zostały nabyte przed podjęciem uchwały zgromadzenia wspólników o umorzeniu, to zostają one umorzone z chwilą podjęcia uchwały lub z chwilą określoną w tej uchwale. Natomiast w przypadku podjęcia przez zgromadzenie wspólników najpierw uchwały o umorzeniu udziałów, umorzenie następuje z chwilą nabycia udziałów przez spółkę. Nie jest to jednak jednolite stanowisko przedstawicieli doktryny i część z nich prezentuje pogląd, że konieczne jest najpierw podjęcie uchwały umorzeniowej, a dopiero po tym zawierana jest umowa nabycia udziałów przez spółkę w celu ich umorzenia i wówczas umorzenie następuję z chwilą nabycia udziałów przez spółkę.
Skoro zatem umorzenie z czystego zysku następuję z chwilą podjęcia uchwały o umorzeniu albo z chwilą nabycia udziałów przez spółkę, to wpis tego rodzaju umorzenia do rejestru ma jedynie charakter deklaratywny.
Inaczej sprawa wygląda z umorzeniem połączonym z obniżeniem kapitału zakładowego. Zgodnie bowiem z przepisami art. 255 § 1 i 2 KSH, obniżenie kapitału zakładowego i tym samym umorzenie udziałów realizowane w tym trybie następuje dopiero z chwilą wpisu do rejestru. Wpis do rejestru zatem ma w tym przypadku charakter konstytutywny.
Szczególnym przypadkiem umorzenia udziałów jest wspomniane na wstępie tzw. umorzenie automatyczne, czyli takie, które następuje z chwilą ziszczenia się określonego zdarzenia lub zdarzeń opisanych szczegółowo w umowie spółki.
Określenie w umowie spółki zdarzenia, którego ziszczenie się powoduje umorzenie udziałów, ma ten skutek, że umorzenie następuje z mocy prawa z chwilą ziszczenia się takiego zdarzenia, o ile wynagrodzenie wypłacane jest z czystego zysku. Nie ma tu zatem potrzeby podejmowania przez wspólników uchwały o umorzeniu udziałów w tym trybie. W przypadku umorzenia udziałów w drodze obniżenia kapitału zakładowego, umorzenie dojdzie do skutku z chwilą obniżenia kapitału zakładowego, tj. z chwilą wpisu do rejestru przedsiębiorców uchwały zmieniającej umowę spółki w zakresie obniżenia kapitału zakładowego.
Jeżeli umorzenie automatyczne dokonywane jest z obniżeniem kapitału zakładowego, wówczas nie wspólnicy, a zarząd spółki podejmuje uchwałę o obniżeniu kapitału zakładowego. Uchwała taka powinna zostać podjęta niezwłocznie po tym, jak zarząd dowiedział się o wystąpieniu zdarzenia od którego uzależniony jest skutek umorzenia udziałów. Uchwała ta, z racji tego, że łączy się z konicznością obniżenia kapitału zakładowego, a więc i zmianą umowy spółki, wymaga zachowania formy aktu notarialnego. Obniżenie kapitału zakładowego w tym trybie wymaga także przeprowadzenia postępowania konwokacyjnego. Po jego zakończeniu zarząd zgłasza obniżenie do sądu rejestrowego, dołączając do zgłoszenia w miejsce uchwały zgromadzenia wspólników oświadczenie wszystkich członków zarządu w formie aktu notarialnego o spełnieniu wszystkich warunków obniżenia kapitału zakładowego przewidzianych w ustawie i umowie spółki oraz w uchwale zarządu o obniżeniu kapitału zakładowego.
Wysokość wynagrodzenia za umarzane udziały w trybie automatycznym powinna być określona w umowie spółki. Jeżeli jednak umowa spółki nie reguluje tej kwestii, a wspólnicy nie podjęli wcześniej uchwały w tym przedmiocie, konieczne jest ustalenie wysokości wynagrodzenia w odrębnej uchwale wspólników. W przypadku umorzenia automatycznego stosuje się przepisy o minimalnym wynagrodzeniu dla wspólnika, którego udziały umarzane są przymusowo. Wspólnik, którego udziały ulegają umorzeniu, może także wyrazić zgodę na umorzenie bez wynagrodzenia.
Uchwała zarządu spółki o umorzeniu udziałów w trybie automatycznym ma jedynie charakter deklaratywny, ponieważ skutek prawny umorzenia następuje z mocy prawa w razie ziszczenia się określonego w umowie spółki zdarzenia. Z tego względu także wpis umorzenia w tym trybie do rejestru ma znaczenie deklaratywne.
