Zgodnie z art. 163 Kodeksu pracy urlop wypoczynkowy powinien być udzielany w terminie zgodnym z planem urlopów przyjętym u danego pracodawcy albo w terminie ustalonym wspólnie przez pracodawcę i pracownika. Pracodawca ma jednak prawo odwołać pracownika z urlopu, z takim zastrzeżeniem, że może to nastąpić jedynie w wyjątkowych, ściśle określonych sytuacjach. Ponadto musi się przy tym liczyć z konsekwencjami finansowymi swojej decyzji.
Pracodawca może cofnąć pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecność w zakładzie jest konieczna, z powodu okoliczności, których nie dało się przewidzieć w chwili rozpoczynania przez pracownika urlopu. Potrzeby własne pracodawcy, które mogliby zaspokoić inni pracownicy, nie mogą być zatem podstawą odwołania urlopu wypoczynkowego. Pracownik jednak nie ma możliwości zakwestionowania podstaw cofnięcia urlopu. Musi się więc podporządkować decyzji pracodawcy i stawić do pracy. W razie odmowy pracownika pracodawca mógłby ukarać pracownika karą porządkową, a nawet rozwiązać z nim umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika. W takiej sytuacji bowiem pracodawca mógłby zakwalifikować zachowanie pracownika jako niestawienie się do pracy bez usprawiedliwienia.
Odwołując pracownika z urlopu wypoczynkowego pracodawca musi się jednak liczyć z obowiązkiem zwrotu pracownikowi kosztów poniesionych przez niego bezpośrednio w związku z cofniętym urlopem. Najczęściej będą to koszty opłaconego i niewykorzystanego przez pracownika zakwaterowania i wyżywienia w miejscu, w którym pracownik miał spędzać urlop oraz koszty dojazdu do miejsca wypoczynku lub podróży powrotnej, czyli bilety kolejowe, lotnicze itp.). Co istotne, jeśli odwołanie pracownika z urlopu zaskutkowało dodatkowo koniecznością przerwania wypoczynku przez rodzinę pracownika, to pracodawca musi pokryć również koszty poniesione przez te osoby, jeśli będą one bezpośrednio związane z odwołaniem pracownika z urlopu.
Należy jednak pamiętać, że pracownik nie może domagać się zwrotu kosztów związanych tylko pośrednio z urlopem, na przykład takich jak koszty zakupu sprzętu sportowego lub odzieży zakupionej na wakacje.
Aby uzyskać zwrot poniesionych kosztów, pracownik, powinien wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o rekompensatę kosztów odwołania jego urlopu. Ponadto powinien również opisać szczegółowo wszystkie poniesione przez niego koszty i określić ich łączną wartość, a jeśli jest to możliwe, także dołączyć do takiego pisma wszelkie rachunki, paragony i faktury, aby udokumentować wysokość kosztów, których zwrotu się domaga.
Jeżeli pracodawca odmówi pracownikowi zwrotu kosztów, o którym mowa powyżej albo jeśli zwróci je w wysokości niższej niż ta dochodzona przez pracownika, wówczas pracownik może skierować sprawę na drogę sądowa. Termin, w jakim musi złożyć pozew do sądu pracy to trzy lata od dnia w którym pracodawca miał zwrócić pracownikowi koszty odwołanego urlopu lub w którym zwrócił je w niepełnej wysokości. Po tym terminie roszczenie pracownika przedawni się.
