Prowadzenie własnej działalności gospodarczej wiąże się z szeregiem obowiązków i spraw do załatwienia. Na szczęście, przedsiębiorcy mają do dyspozycji liczne instrumenty i rozwiązania, dzięki którym mogą łatwiej radzić sobie z różnego rodzaju formalnościami. Wśród nich są instytucje prokury i pełnomocnictwa, które pomagają w podejmowaniu czynności prawnych. Na czym one polegają i kiedy znajdują zastosowanie?
Istota pełnomocnictwa i prokury jest generalnie taka sama: obydwie formy przedstawicielstwa upoważniają do składania oświadczeń w imieniu reprezentowanego mocodawcy. Niemniej jednak, jak wynika z przepisów Kodeksu Cywilnego, pomiędzy tymi instytucjami występuje kilka istotnych różnic. Te ostatnie powinien znać każdy przedsiębiorca, tak, aby w razie potrzeby móc skorzystać z odpowiedniego dla siebie przedstawicielstwa.
Pełnomocnictwo a prokura – kto i komu może ich udzielić?
Pełnomocnictwo może zostać udzielone przez każdy podmiot, dysponujący pełną zdolnością do czynności prawnych. Mowa tu zatem nie tylko o przedsiębiorcach, ale również osobach fizycznych, a także jednostkach nieposiadających osobowości prawnej. Prokura stanowi natomiast instytucję dostępną wyłącznie dla przedsiębiorców; co więcej, w przeciwieństwie do pełnomocnictwa, nie jest ona dostępna dla firm będących w stanie upadłości czy likwidacji.
Jeszcze do niedawna z prokury mogły korzystać spółki osobowe, spółki kapitałowe, przedsiębiorstwa państwowe oraz spółdzielnie – czyli podmioty posiadające wpis do Krajowego Rejestru Sądowego. Dzięki nowelizacji przepisów KC, możliwość jej udzielenia zyskali również przedsiębiorcy wpisani do CEIDG, a więc osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą.
Niezależnie czy mowa o firmie, osobie prywatnej, czy jednostce nieposiadającej osobowości prawnej, może ona udzielić pełnomocnictwa dowolnej osobie dysponującej pełną lub ograniczoną zdolnością do czynności prawnych. Tymczasem prokurentem, ze względu na szeroki zakres uprawnień, może zostać wyłącznie osoba fizyczna z pełną zdolnością do czynności prawnych.
Co może pełnomocnik?
To, jakie uprawnienia będzie miał pełnomocnik, zależy od rodzaju ustanowionego pełnomocnictwa. Do wyboru są cztery warianty:
• pełnomocnictwo ogólne – przyznające prawo do realizowania tzw. czynności zwykłego zarządu;
• pełnomocnictwo szczególne – obejmujące umocowanie do wykonania określonej czynności prawnej, np. sprzedaży konkretnej nieruchomości firmy;
• pełnomocnictwo rodzajowe – dające prawo do przeprowadzania określonego typu czynności np. zawierania umów z pracownikami;
• pełnomocnictwo procesowe – upoważniające pełnomocnika do reprezentowania mocodawcy przed sądem.
Warto wspomnieć, że przepisy prawa nie definiują znaczenia tzw. czynności zwykłego zarządu, dlatego ich potencjalny zakres musi być każdorazowo rozpatrywany indywidualnie. Generalnie zalicza się do nich działania, które są związane z normalną eksploatacją rzeczy i nie wywołują zmian w stanie posiadania (np. regulowanie rachunków, pobieranie pożytków i dochodów). Za czynności przekraczające zwykły zarząd uważa się natomiast m.in. zawieranie ugód, czy też podpisywanie umów zakupu lub sprzedaży nieruchomości.
Jakie są uprawnienia prokurenta?
Jak już wcześniej zasygnalizowano, prokurent ma szersze uprawnienia niż pełnomocnik. Poza tym w instytucji prokury, inaczej niż w pełnomocnictwie, zakres umocowania jest dokładnie określony i nie może zostać przez mocodawcę ani rozszerzony, ani zawężony.
W praktyce, prokurent może podejmować w imieniu mocodawcy wszelkie czynności związane z prowadzeniem działalności, zarówno sądowe, jak i pozasądowe. Z art. 1093 KC wynika, że do nielicznych spraw, o których nie może decydować prokurent zaliczają się: sprzedaż przedsiębiorstwa, a także zbycie i ustanowienie hipoteki na nieruchomości. Jeśli przedsiębiorca będzie chciał rozszerzyć zakres umocowania o jedną z takich czynności, musi skorzystać z pełnomocnictwa szczególnego, które upoważni prokurenta do jej przeprowadzenia.
Jak udzielić pełnomocnictwa, a jak prokury?
Zarówno pełnomocnictwo ogólne, jak i prokura co do zasady są udzielane w formie pisemnej. Co ważne jednak, przy niektórych czynnościach prawnych, takich jak zawarcie umowy zbycia nieruchomości, ustanowienie pełnomocnictwa wymaga zastosowania formy szczególnej. W przypadku sprzedaży nieruchomości, tak jak regulująca ją umowa, pełnomocnictwo musi mieć postać aktu notarialnego.
Ustanowienie i wygaśnięcie prokury jest odnotowywane w rejestrze przedsiębiorstw. Pełnomocnicy generalnie nie podlegają wpisowi do żadnego rejestru, ale przedsiębiorca może wskazać we wpisie komu i jakiego pełnomocnictwa chce udzielić. Warto też dodać, że pełnomocnikowi można nadać uprawnienie do ustanawiania substytutów, czyli dalszych pełnomocników. Prokurent nie może ustanowić dalszego prokurenta, ale ma za to prawo udzielać pełnomocnictwa szczególnego i rodzajowego; to możliwe, ale pod warunkiem, że zakres umocowania pełnomocnika nie jest szerszy, niż w przypadku samego prokurenta.
Co jeszcze warto wiedzieć?
Pełnomocnictwo i prokura różnią się także pod względem okoliczności, w których dochodzi do wygaśnięcia przedstawicielstwa. O ile to pierwsze wygasa w razie śmierci mocodawcy lub pełnomocnika, tak w przypadku prokury lista takich okoliczności jest znaczenie dłuższa. Obejmuje ona również takie zdarzenia jak: ogłoszenie upadłości lub przekształcenie przedsiębiorstwa, wykreślenie firmy z rejestru, czy też śmierć prokurenta oraz utracenie przez niego zdolności do czynności prawnych. Wspomniane instytucje łączy za to fakt, że mocodawca może w każdej chwili odwołać przedstawicielstwo poprzez złożenie jednostronnego oświadczenia woli.
