Od 1 lipca 2021 r. weszły w życie nowe przepisy regulujące tryb składania wniosków do KRS. Od tego dnia nie ma już możliwości złożenia wniosku w formie papierowej dla podmiotu wpisanego do rejestru przedsiębiorców, lecz jest to możliwe wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.
Jedynym wyjątkiem są podmioty wpisane do rejestru stowarzyszeń, co do których istnieje nadal możliwość złożenia wniosku także w formie papierowej.
Przede wszystkim, aby móc korzystać z systemu teleinformatycznego dedykowanego do składania wniosków trzeba posiadać profil zaufany e-PUAP lub kwalifikowany podpis elektroniczny. Następnie należy założyć konto na Portalu Rejestrów Sądowych, który umożliwia składanie wszelkiego rodzaju wniosków, które do tej pory wnoszone były w formie papierowej.
Co istotne, jeżeli wniosek w postępowaniu przed sądem rejestrowym został złożony przez internet, wszelkie pisma w tej sprawie wnosi się wyłącznie za pośrednictwem tego systemu, z wyłączeniem środków zaskarżenia, do których rozpoznania właściwy jest Sąd Najwyższy. Sąd rejestrowy również doręcza wszelkie pisma i orzeczenia w sprawie za pośrednictwem wyżej wskazanego systemu.
Nowy system to nic innego, jak dotychczas stosowane papierowe formularze KRS, tyle że w formie elektronicznej. Dużym ułatwieniem natomiast jest automatyczne wypełnianie poszczególnych pól wniosku w trakcie wpisywania danych podmiotu, co znacznie skraca czas, jaki musimy poświęcić na wypełnienie wniosku. Przykładowo, podczas rejestracji nowego podmiotu w KRS, przy określaniu przedmiotu jego działalności wystarczy wpisać kod PKD, a system sam przypisuje do niego opis działalności oznaczonej tym kodem. Tak samo, gdy wpiszemy liczbowo wysokość kapitału zakładowego, system automatycznie wyświetla tę kwotę w formie słownej. Ponadto system umożliwia weryfikowanie poprawności uzupełniania poszczególnych pól w trakcie wypełniania wniosku. Wszystko to znacznie ułatwia i skraca cały proces rejestracji wszelkich zmian w KRS.
Do pisma wnoszonego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego dołącza się załączniki w postaci elektronicznej. Dokumenty te składa się w oryginałach albo poświadczonych urzędowo odpisach lub wyciągach. Jeżeli dokumenty stanowiące załączniki do wniosku złożonego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego sporządzone zostały w postaci elektronicznej, opatruje się je kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.
Natomiast jeżeli dokumenty te zostały sporządzone w postaci papierowej, do wniosku należy dołączyć (i) odpisy elektronicznie poświadczone przez notariusza albo występującego w sprawie pełnomocnika, będącego adwokatem lub radcą prawnym, albo (ii) elektroniczne kopie dokumentów, przy czym w tym ostatnim przypadku - gdy składamy elektroniczne kopie dokumentów - oryginał dokumentu albo jego odpis lub wyciąg poświadczony urzędowo przesyła się do sądu rejestrowego w terminie 3 dni od daty złożenia pisma.
Jeśli chodzi o elektroniczne poświadczenie dokumentu przez notariusza to zgodnie z nowym art. 97 § 2 ustawy Prawo o notariacie notariusz będzie mógł dokonywać elektronicznego poświadczenia zgodności odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem, opatrując je kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Elektroniczne poświadczenie nie będzie jednak opatrzone pieczęcią notariusza.
Odnosząc się z kolei do sporządzania przez notariuszy elektronicznych odpisów dokumentów należy zauważyć, że notariusze mają taką możliwość już od kilku lat, tj. odkąd zobligowani są składać wszystkie sporządzone przez siebie akty notarialne w formie elektronicznej do Centralnego Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych. W tym miejscu warto nadmienić, że do wniosku składanego przez internet zamiast załączać akt notarialny stanowiący podstawę wpisu, można podać numer, pod którym elektroniczny wypis tego aktu został zarejestrowany w wyżej powołanym Repozytorium (jest to dwunastocyfrowy numer poprzedzony literami RW).
Elektronicznego poświadczenia odpisu dokumentu może dokonać także występujący w sprawie pełnomocnik strony będący adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub radcą Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej. Jeśli zaś chodzi o formaty, w jakich odpisy pism, dokumentów i pełnomocnictw mogą być poświadczane elektronicznie określa to Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie formatów, w jakich odpisy pism, dokumentów i pełnomocnictw mogą być poświadczane elektronicznie z dnia 5 września 2016 r. (Dz.U. z 2016 r. poz. 1415). Zgodnie z § 1 tego aktu prawnego odpis pisma, dokumentu lub pełnomocnictwa może być poświadczony elektronicznie w formacie (i) PDF – jeżeli pismo, dokument lub pełnomocnictwo mają postać papierową albo gdy z przyczyn technicznych nie jest możliwe sporządzenie poświadczenia mającego postać elektroniczną w formacie XML lub (ii) XML – jeżeli, pismo lub pełnomocnictwo mają postać elektroniczną.
W przypadku elektronicznego poświadczenia odpisu dokumentu przez profesjonalnego pełnomocnika ustanowionego w sprawie, zgodnie z art. 129 § 21 kodeksu postępowania cywilnego poświadczenie takie następuje z chwilą wprowadzenia przez tego pełnomocnika dokumentu do systemu teleinformatycznego. Innymi słowy wystarczy, że pełnomocnik procesowy po prostu załączy w systemie do wniosku skan danego dokumentu i wówczas przyjmuje się, że taki dokument został przez niego poświadczony elektronicznie.
Rozwiązanie to jest dużym ukłonem w kierunku profesjonalnych pełnomocników, gdyż stanowi istotne udogodnienie w postępowaniu rejestrowym i ogromną oszczędność czasu. Skorzystają na nim jednak także klienci tychże pełnomocników, ponieważ dzięki możliwości przedłożenia wszystkich załączników do wniosku w formie skanów, osobiste stawiennictwo klienta w kancelarii w celu złożenia podpisów pod dokumentami albo wysyłanie do prawnika podpisanych dokumentów pocztą lub kurierem (zwłaszcza w przypadku zagranicznych klientów) nie będzie już konieczne. Z tego względu naprawdę warto korzystać w postępowaniu rejestrowym przed KRS z pomocy radcy prawnego czy adwokata.
W kwestii opłat w postępowaniu rejestrowym nic się nie zmieniło. Opłaty od wniosku jak i za ogłoszenie w Monitorze Sadowym i Gospodarczym nadal pozostają na tym samym poziomie. Warto jednak wspomnieć, że obecnie możemy opłacać wnioski na dwa sposoby – albo za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, w którym wypełniamy wniosek albo przelewem na rachunek bankowy sądu rejestrowego. I tu ważna informacja – przed uiszczeniem opłaty przelewem na rachunek sądu należy koniecznie zweryfikować na stronie danego sądu numer rachunku bankowego właściwego do uiszczenia tej opłaty. W tym względzie bowiem nastąpiła znaczna reorganizacja i czasem opłatę za wniosek składany w jednym sądzie, opłatę od tego wniosku uiszczę się na konto sądu w innym mieście.
Jako przykład można wskazać opłaty od wniosków składanych do Sądu Rejonowego dla m.st. Warszawy, które uiszcza się na rachunek Sądu Apelacyjnego w Krakowie. Dokonanie przelewu na niewłaściwy rachunek bankowy jest równoznaczne z nieopłaceniem wniosku, zatem z błahego powodu nasz wniosek może zostać zwrócony. Warto więc upewnić się każdorazowo przed zleceniem przelewu, czy wysyłamy opłatę na właściwy rachunek.
